инструкция для сотрудников · простыми словами

Как пользоваться JUM&JI CRM

Это твоя рабочая программа. Здесь вся работа: заявки, клиенты, деньги, расписание. Инструкция написана простыми словами — читай по разделам слева. Если что-то непонятно — в самом конце есть раздел «Если что-то непонятно», а ещё можно спросить у JUM&JI GPT прямо внутри программы.

📂 Материалы и справочники — растущая библиотека

Отдельные листы: каталоги пакетов, справочники, регламенты. Любой сотрудник открывает и смотрит. Библиотека пополняется — новые материалы делаем отдельными файлами и прицепляем сюда.

С чего начать

Слева в программе — большие кнопки-разделы. Вот они по-простому:

Кнопка слева	Что это	Кому нужно
Заявки	Все обращения клиентов. Главный экран.	всем
Продажи	Сколько продали и провели по месяцам.	всем
График	Календарь: какие дни и слоты заняты.	всем
Мой раб.стол	Твой личный экран (свой у каждой роли).	всем
Аналитика	Все цифры бизнеса.	Управляющий
Справочники	Списки, из которых берутся данные (пакеты, слоты, услуги…).	кто настраивает
База знаний	Эта инструкция.	всем
JUM&JI GPT	Спросить «что делать» и получить ответ.	всем

1. Заявки — главный экран

Заявка — это обращение клиента (позвонил, написал, оставил заявку на сайте). Каждая заявка — это строчка. У экрана «Заявки» три вида, переключаются кнопками сверху:

• Список — все заявки таблицей. Цвет строки = статус (на каком этапе клиент).
• Канбан — те же заявки, но карточками по столбцам-этапам (Новый → Взят в работу → Ждём решения → Резерв → Продажа → Подготовка). Удобно видеть, кто на каком шаге.
• Календарь — заявки разложены по датам события. Видно, на какие дни спрос.

Что делать с заявкой

1. Кликни на строчку заявки — откроется карточка сделки (см. раздел 2).
2. Заполняй карточку по ходу разговора с клиентом.
3. Меняй статус, когда клиент переходит на следующий этап.

2. Карточка сделки — всё про одного клиента

Карточка открывается, когда кликаешь на заявку. Это как анкета на одно мероприятие. Она разбита на блоки. Разберём каждый.

Шапка

Вверху — номер сделки и статус (выпадающий список справа). Ниже строчка собирается сама из полей: тип события · имя для обращения · пол · возраст · именинник.

Блок «Главная»

Поле	Что вписывать
Тип события	ДДР (детский ДР), ВДР (взрослый), корпоратив, выпускной… из списка.
Ответственный	Кто ведёт сделку — конкретный сотрудник (не роль). От этого зависит, кому пойдёт комиссия с продажи.
Клиент	Ссылка на контакт. Если новый — заведётся автоматически.
Имя для обращения	Как зовём клиента в разговоре. Идёт в шапку.
Телефон	Номер клиента.
Кол-во игроков	Сколько детей играет.
Кол-во гостей	Сколько всего гостей, не считая детей-игроков.
Источник заявки	Как заявка попала к нам (сообщение в ТГ, звонок, форма на сайте). Ставится автоматически.
Откуда узнал	Откуда клиент о нас узнал — со слов клиента (Яндекс, ВК, от знакомых…). Выбираешь из списка. Это для анализа рекламы.
Именинник / Возраст / Пол	Про виновника торжества.
Дата события	Когда праздник. Выбираешь в календарике.
Слот	Время праздника из списка. Если своё время — выбери «иное». См. раздел 4.

Блок «Сделка» (деньги)

1. Пакет — выбираешь из списка. Сумма подставляется сама — цена буднего или выходного дня (смотрит на дату события). Под суммой видно, какая цена применилась.
2. Сумма, ₽ — стоимость пакета (подставилась авто, можно поправить).
3. Скидка, ₽ — если даёшь скидку рублями.
4. Акция — если клиент попадает под акцию (быстрое бронирование и т.п.), выбери её из списка. Рядом покажется процент.
5. Доп-услуги — добавляешь через «＋ доп услуга». Если поставишь цену не как в справочнике — загорится ⚠ «сумма отличается от установленной» (просто проверка, не ошибка).
6. Авансы — вносишь предоплаты (можно несколько строк).
7. Итого считается само: сначала минус скидка ₽, потом минус % акции, плюс доп-услуги. Ниже — сколько внесено и сколько остаток.

Блок «Запланированные действия»

Тут задачи по сделке: «позвонить», «дожать предоплату», «согласовать дату». У каждой — срок. Просроченные горят красным. Кнопки: Завершить (сделал) и Перенести (сдвинуть срок). Эти же задачи появляются у сотрудника на его рабочем столе в «Плане на день».

Блок «Запись разговоров» и «Переписка»

Справа — записи звонков (из телефонии Манго) и переписка с клиентом (из мессенджеров). Есть кнопка «AI-анализ» — искусственный интеллект разберёт разговор и подскажет следующий шаг. это подключится на этапе интеграций

3. Статусы — на каком этапе клиент

Статус показывает, где клиент в воронке продаж. Меняешь его в карточке (справа вверху). Цвет строки в списке = статус.

Статус	Что значит
Новый	Только что пришла заявка, ещё не в работе.
Взят в работу	МОП начал вести клиента.
Ждём решения	Клиент думает.
Резерв	Держим дату, но предоплаты ещё нет.
Продажа	Клиент оплатил аванс. При выборе этого статуса откроется окно: сумма и способ предоплаты.
Подготовка	Загорается сам, когда Ассистент подготовки принял сделку. Готовим праздник.
Проведено / Отказ / Ошибочный	Мероприятие прошло / клиент отказался / заявка-ошибка.

4. Слот и расписание — время праздника

Слот — это время мероприятия. Обычные слоты по 2,5 часа. Есть пакеты подлиннее (ВИП — 3–4 часа).

Как поправить слоты

1. Нажми «✎ Редактировать слоты на дату» — откроется окошко со всеми слотами этого дня.
2. Поменяй время слотов, чтобы они не пересекались.
3. Нажми «Готово — сохранить расписание».
4. Теперь в Графике эта дата станет светло-сиреневой (сразу видно — день нестандартный), слоты покажут новое время, а сама игра появится записью.

5. Подготовка мероприятия

После продажи готовим праздник. В карточке есть блок «Подготовка мероприятия» с чек-листом.

1. МОП убеждается, что предоплата получена и всё внесено, и ставит галочку «Передал на подготовку».
2. Клиенту уходит сообщение с подтверждением и договором (шаблон).
3. В рабочий чат приходит «продажа со всеми подробностями».
4. Ассистент подготовки заходит в карточку и подтверждает «принял» — статус становится «Подготовка».
5. Если штатного ассистента нет — выбираешь «Замена», и Управляющему уходит уведомление «назначь ассистента».

Блок «Наполнение»

Это список всего, что будет на празднике (актёры, диджей, торт, шоу…). Тянется из описания пакета. Столбец «кто» (исполнитель) — назначает Админ на своём рабочем столе, здесь только для чтения. Две галочки «ознакомлен» — Ассистент и Администратор подтверждают, что видели наполнение.

6. Продажи

Экран показывает все проведённые сделки по месяцам. Сверху — кнопки месяцев, раскрашенные по сезонам (зима голубая, лето красное — как термометр). Кнопка с годом слева — сводная таблица за весь год.

• Кликни месяц — увидишь список сделок этого месяца.
• «Весь год» (кнопка с цифрой года) — сводная таблица: продажи и проведение, количество игр и суммы.
• Ниже — графики: продажи по месяцам и сравнение с прошлым годом.

7. График

Это календарь занятости. Каждый день — ячейка с 4 слотами. Свободный слот — зелёный (или сиреневый, если день нестандартный). Занятый — с записью игры:

• Жёлтая запись — предоплата внесена / в подготовке / продажа.
• Красная запись — бронь ещё без предоплаты.

В записи видно: время · тип · пакет · имя · №лида. Кликнув на №лида — откроешь карточку; на имя — карточку контакта. Светло-сиреневая ячейка = день с нестандартным расписанием слотов.

8. Мой рабочий стол — твой личный экран

У каждой роли свой рабочий стол. Управляющий видит столы всех сотрудников (по вкладке на каждого).

Стол МОПа

• Новые заявки — бери в работу.
• План на день — твои задачи из карточек.
• Моя зарплата — оклад по ступени + % с продаж (чем больше продал, тем выше ступень и процент) + премии.
• Эффективность — твои показатели: конверсия, средний чек, воронка (сколько заявок дошло до продажи), график по годам.
• AI-консультант — спросить совета по продаже.

Стол Админа

• План на день, Ближайшие игры (с алармом, если игра не укомплектована).
• Расходы по игре — назначаешь исполнителей и планируешь расходы. Делай заранее!
• ДДС / касса — деньги за день (см. раздел 10).
• Контроль отзывов — по каким проведённым играм ещё не попросили отзыв (см. ниже).
• Моя зарплата.

Стол Бэк-офиса

• План на день, Срочно заказать (закупки), Расходы по рекламе.
• Хозрасходы — что закупаешь для площадки (тарелки, шары): название, кол-во, цена, итого.
• Моя зарплата — оклад + 7% с собственных продаж (если ты ответственный в сделке — как у Админа).

Стол Управляющего

• План на день, Назначить дело (ставишь задачу любому сотруднику — появится у него в плане).
• Расходы управляющего (налоги, ПО, обучение, вывеска…).
• Сводка по сотрудникам и AI-помощник (стратегия).

Контроль отзывов (у Админа)

Здесь не отслеживаем сам отзыв — иначе была бы бесконечная лента. Задача: донёс ли Админ просьбу об отзыве. В ленте — только проведённые игры, по которым просьбу ещё не передали. Отметь галочкой инструмент (QR-визитка / через бота / лично) — строка уйдёт из ленты.

9. Аналитика — только Управляющий

Четыре вкладки:

• Персонал — зарплаты по сотрудникам (сотрудник + роль), динамика ЗП, ставки.
• Реклама — расходы по каналам, заявки, ДРР/ROMI.
• Расходы — все расходы: по игре, регулярные, прочие.
• Анализ бизнеса — все показатели, точка безубыточности, сезонность, и вверху — Прогноз до конца месяца: сколько ещё выручки/прибыли и хватит ли на ближайшие расходы (если нет — красный индикатор).

10. ДДС / касса — деньги за день (у Админа)

ДДС = движение денег. Админ сводит день:

• Приход по играм — сколько пришло, каким способом оплаты.
• Расчёты с подрядчиками — кому и сколько платим (столбцы «статья расхода», «сумма расхода»). Тянется из «Расходов по игре».
• Перечень переводов — кому перевести (статья · имя · номер · банк · сумма). Номер тянется из справочника, банк вписываешь руками. Кнопка «Отправить Управляющему» — уйдёт список в рабочий чат, ты копируешь номера и переводишь.
• Итоги дня — касса и безнал.

11. Расходы

• По игре — затраты на конкретное мероприятие (актёры, торт…). Из них считается рентабельность.
• Регулярные — ежемесячные (аренда, налоги, оклады). Заносишь один раз — появляются каждый месяц. У каждого свой день оплаты — по нему расход идёт в «ближайшие расходы».
• Прочие / разовые — ремонт, докупка. Любой из них можно сделать регулярным галочкой «Рег.» — переедет в регулярные.

12. Справочники — откуда берутся списки

Справочники — это списки, из которых программа берёт варианты (чтобы не вписывать руками каждый раз). Правишь список тут — он меняется во всей CRM.

Справочник	Что в нём
Слоты	Стандартное время игр.
Пакеты	Пакеты + блок «Длительность и цены» (часы, будни ₽, выходной ₽).
Наполнение	Что бывает на мероприятии (актёры, торт…).
Откуда узнал	Ведёт Бэк-офис. МОП сам не добавляет — если клиент назвал новый вариант, просит Бэк-офиса добавить.
Источники заявки	Как заявка попадает в CRM.
Акции	Скидочные акции (название, %, когда применяется).
Продукты	Каталог продуктов и услуг.
Подрядчики	Исполнители (актёры, диджей, торт…).

13. JUM&JI GPT — спроси, если не знаешь

Это чат-помощник внутри программы. Любой сотрудник может зайти и спросить своими словами:

• «Что значит вот эта кнопка?»
• «Клиент оплатил — что мне делать дальше?»
• «Куда нажать, чтобы поставить скидку?»
• «Как передать сделку на подготовку?»

Помощник ответит, как пользоваться CRM и что нажимать. Не бойся спрашивать — для этого он и есть.

14. Если что-то непонятно

Это учебная версия базы знаний на демо-данных. В рабочей версии тестовые записи заменятся на реальные пустые поля, а инструкция останется той же. 🎪